邮件礼仪

写好一封电子邮件不是一件随意的事情,即使它很简单。很多人不注意这方面的问题,类似于见字如见人,一封规范有礼仪的电邮能够给自己争得一个较好的第一印象。写电子邮件我们需要注意邮件的礼仪问题,本文我们来探讨一下,写电子邮件我们要注意哪些问题,如何写一封符合邮件规范和礼仪的电子邮件。

为什么要用电子邮件

  1. 电邮的本质是基于主题的信息交流方式,聚焦某个话题,而不会像IM的一对一或群聊那样漫无目的地过分占用个人时间和精力,犹如在街上碰到熟人寒暄温暖想走却又不能走的尴尬。而邮件就像古代书信一样,一次把所有想说的话全部说出来,干脆利索,科利马擦。
  2. 信息接收和回复具有延迟性,这给信息交流带来了宝贵的“缓冲时间”。这种信息的延迟性给双方以充分的思考和回复的余地,并且不会像IM那样使得人们大量浪费时间在等待消息的接收上,也不会随时打断人们当前手头上的工作。人们在发送完邮件后,可以继续做自己的事情,等过一段时间忙完一阵子后再去检查邮箱。
  3. 电子邮件是去中心化的应用,其使用不受制于任何商业公司,我可以使用任意一家公司的服务来收发电子邮件,甚至自己购买域名和服务器搭建邮件服务,这是早期互联网自由开放精神的体现。而现在的IM服务,我用了MSN就没办法跟QQ好友聊天,用了Facebook就没办法跟微信好友聊天。而且一旦他们停止服务,比如MSN,那么我就再也没办法使用了。
  4. 电子邮件适用于正式场合,大量的工业界学术界政府部门等都会使用电子邮件作为他们的正式通讯工具,毕竟简单方便,而很少见让大家都去注册个某某账号,然后建一个几百人几千人的大群之类。不过奇怪的是,“建群”这种行为在最近几年倒是越来越多,可能是由于微信的地位吧,但是导致的后果就是公私不分,本应是属于个人的时间却还不得不在群里朋友圈里给领导发的信息点赞评论,甚至有事不分是上班还是下班随时在群里发通知安排任务去做,如果是急事倒也罢,但是哪里会有那么多急事呢。

撰写邮件的最佳顺序

先附件、后正文、再标题、最后收件人

因为附件最容易遗漏,毕竟不是每封邮件都需要附件的,如果漏了附件,却说给对方发某某文件,对方看到后会很郁闷然后到处找你的附件在哪里,而且你就算重新发一封邮件过去也会令对方对你的印象大打折扣;而标题相对不容易漏,很多邮件服务都会提示“没有标题,是否发送”,且标题的位置比较显眼,也是每次写邮件必填的一般不会忘,但是也千万不能遗漏了;随着正文的写作,也有可能会调整标题和收件人。

关于附件

1.尽量是通用格式文件,且是不需要对方再做编辑和生成的附件,文档类型一般尽量PDF(正式),压缩文件尽量用zip格式。如果文件尺寸太大,可使用正规云存储服务,比如百度云和Dropbox之类,不要用乱七八糟的小网盘,尤其是那种还带有各种奇奇怪怪的广告和推广的。

2.注意附件标题,附件名要明确,有需要时要有一定的格式。比如:年终总结2017-XX部门.pdf

3.注意附件文档格式,附件文档是你要发给对方的文件,需要符合当前情景下的要求。

4.不要把附件内容贴在正文里,即使是内容不是很长的纯文本,附件内容容易跟邮件内容混淆。

关于正文

  • 使用倒金字塔叙事

我们需要在邮件的开头,用一段话言简意赅地概括这封邮件的大意,做到科利马擦。

首先你需要在邮件开始打招呼的时候就需要明确你的收件人是谁,你是在对谁说话,并且有一个合适的称呼以及问候,“xx经理您好“,或者在写完”xx经理“之后,另起一行空两格写”您好“。不能仅仅以Hi开头,却有若干收件人,针对对象不明确。

然后清楚地描述自己的需求或者要求,如果有Deadline(截止日期),一定让对方明白,“尽快给我”等于没有Deadline。而且还应该让对方明白这件事情为什么要说和做这件事,比如这件事情的重要性。还要明确地说出你需要让对方做什么,或者怎么完成这件事。

最后结尾再加一个祝福语,比如英语的“Best Regard“和中文的”此致敬礼“”祝您顺利“之类。

注意:在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

  • 言简意赅,多用点(1、2、3…)少用面(长段落),各点间应当没有重复,逻辑要清楚、层次要分明,不要随意用长段落。
  • 一次邮件就把事情交代完整,避免事后再发补充邮件,增加双发地阅读成本。
  • 对于一些重要地信息可以进行高亮、加黑体、斜体等,但是不要过多,过多地重点等于没重点。还可以将一些信息合理地整理成图片和表格的形式来展示,但是要注意搭配和谐,乱七八糟的配色会让邮件看起来很别扭,而且加上网速问题,以及邮箱存储容量的限制,所以一般来说能用文字说明清楚的情况下还是尽量不要用图片。
  • 注意礼节,不要用类似于:)的表情符号,这是电邮,不是IM,尤其是在商务信函里面,这样显得比较轻佻,我们要有邮件的礼仪。

关于收件人

转发就不用多说了,但是要清楚“收件人”、“抄送”和“密送”,以及“回复“和”回复全部“的区别

  • 收件人

收件人就是你这封信要发送给谁,可以有一个,也可以有多个,根据自己的需要来定,但不宜过多,太多的收件人最好用邮件群发软件来发,它会自动帮你一封一封地发送,以避免暴露别人的邮箱账号。试想一下网易官方邮箱给你发一次广告邮件,然后你能看到所有接收广告邮件的客户的邮箱账号是什么感觉。

  • 抄送

抄送是用来把这封邮件告知第三方的,让他知道我给你发了邮件,说了什么内容。比如说可以用于给下属布置任务的同时,告知我的上级,让他知道我把任务已经布置下去了。不过这时会涉及一些隐私问题,因为你们的邮件有第三方知晓,所以要慎用。

  • 密送

类似于抄送,但是收件人不会知道你给别人悄悄拷贝了一份邮件的副本。

  • 回复

只回复给当前给你发邮件的人,不会回复给收件人列表中的其他人。不过要注意的是,回复邮件时,标题不要出现“回复:回复:回复:xxxxxxx“这样的一大堆”回复“字眼,由于软件一般会自动生成”回复“字样,我们需要手动删除多余的”回复“,只保留一个,包括”Re:“等字样在内。

  • 回复全部

这个操作会回复给发送者以及所有在收件人列表里的人,要慎用,除了可能暴露个人隐私外,还会频繁打扰大家。多个收件人一般用于群体通知,我们往往需要回复个“收到“或者”yes sir“之类,如果每个人都点”回复全部“的话,你会收到其余所有人的邮件,撑爆你的收件箱,是不是很恐怖?

一些细节问题

  1. 发出去的邮件,就是泼出去的水,白底黑字,要对自己说的话负责。一封邮件,可能就会成为证据、把柄,一时脑热写出的内容,往往会给自己带来灾祸。发送之前就要检查好内容,以及整封邮件的完整性和正确性,特别要注意错别字和标点符号,避免显得自己不专业,不正式。发邮件,不要想着还有撤回功能,即使有,别人可能也已经在消息推送中看到了。
  2. 添加一个合适的签名档,一般用来注明姓名、职称和联络方式。好的签名档会让自己的逼格得到提升。

邮件的归属权

在很多国家和地区的法律定义中,公司邮箱里的邮件都是公司资产。因此公司有权力看你的任何一封邮件。而且,在公司的电脑上哪怕是用个人邮箱发出的信件,都有可能被定义为公司资产。所以不要用公司邮箱发不该发的东西,也包括任何违反公司规定或当地法律的讨论,注意自己的言行。

 

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